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来源:z-top.net     更新时间:2020-06-08 11:52

  加密软件(苏州)在企业不同需求场景下的文档加密保护


  作为一直从事加密软件、文档安全的江苏数据安全服务商,明显感觉到企业对文件加密的需求,以前主要是江苏苏州、无锡到南京的苏南一带较多,逐步向其他地区扩散,企业对文档安全、防泄密的需求日渐提升。但因为企业的应用场景和要求不同,对文件加密软件的需求是有差异的,需要适用不同的加密软件方案。
 

文件加密软件
 

  加密软件发展很快,目前最常见的是透明加密,透明加密是一种根据要求在操作系统层自动地对写入存储介质的数据进行加密的技术。透明加密软件之所以很多厂商愿意投入,一个非常重要的原因它是一个工作于操作系统层的工具软件,适用于政府、企业、军工、贸易等各种行业,不需要进行复杂的实施,容易实现产品化。
 

  从需要文件加密的场景来说,一般有以下几种情况:

  

  一、企业内部文件强制加密
 

  指的是加密的过程看不见的,也就是透明加解密,加密行为也自动完成,加密以后的文件无需手动解密就可以正常打开操作、流通,但是如果未经解密将加密文件带出安全环境,那就无法打开操作了。当使用者在打开或编辑指定文件时,系统将自动对未加密的文件进行加密。文件在硬盘上是密文,一旦离开使用环境,由于应用程序无法得到相应解密的服务而无法打开,从而起来保护文件内容的效果:
 

  & 强制加密:安装系统后,所有指定类型文件都是强制加密的;

  & 使用方便:不影响原有操作习惯,不需要限止端口;

  & 于内无碍:内部交流时不需要作任何处理便能交流;

  & 对外受阻:一旦文件离开使用环境,文件将自动失效,从而保护知识产权。
 

  驱动层的透明加密技术由于与操作系统的文件系统结合紧密,加解密效率更高,控制更加密灵活,运行更加稳定。但要充分考虑到与Windows及其它应用在驱动层软件的兼容。
 

  二、企业内部不同部门不同加密要求,防止过度加密
 

  企业只需要对核心部门,比如研发部门的图文档加密,而其他部门比如业务部门不需要加密,业务部门需要频繁的与外部互发文档资料,这些非核心的资料加密后,每次都要申请解密后再外发出去,一定程度上会影响办公效率。
 

  其次,企业领导需要能够查看公司加密的图文档,但是领导的电脑上的文件不需要自动加密。
 

  类似情形,可以通过加密软件的工作模式设置,使得相关人员既能根据权限查看加密文件,而自己电脑上的文件不会自动加密来实现。
 

  三、企业只需对共享的文档加密,而不用对员工电脑上的文件加密
 

  比如像连锁企业,加盟教育培训机构,需要把企业的图文档共享给分支机构或加盟商使用,同时需要保护文档的安全,防止被非授权扩散,泄密。
 

网盘加密软件
 

  这种情况通过加密网盘,也就是加密的企业私有云盘来实现。鑫朗安全云加密云盘,沿用windows操作习惯,云盘中的图文档资料,可以根据设定的权限进行使用,支持任意格式文件在线编辑。加密网盘中的文档加密存储,防泄密、防截屏、防打印、防复制另存,未经授权就是拿不走。
 

  根据需要可以随时更改或终止对方的使用权限,所有的文档都有操作记录,可以设置屏幕水印等。
 

  集合文档权限管理,任意层级分层管理,文档自动备份,一键历史版本恢复,在保护文档泄密的同时,防止文档损坏或误删除。
 

  四、企业内部文档不加密,只对外发的文档防泄密扩散
 

  对于需要跟外方协作的文档,比如设计好的工程图纸,需要跟加工或施工方使用,但是也要保护图纸及文档的二次扩散,或者设计好的效果图给甲方看,但是要控制对方的使用权限和时间、次数等。
 

  培训机构需要控制外发给学生使用的课件,只允许学生自己使用,防止扩散,并防止截屏、另存、打印等。
 

  通过文件外发控制软件,可以实现外发的安全管控,比如读写权限、防截屏、防打印、使用时间、次数、过期自动删除等。
 

  还可设定联网验证,这样可以保证对方只能在指定的一台电脑使用,同时对方的所有操作记录都可以查阅到。根据情况变化,可以随时调整对方的授权,比如原来授权使用一个月,现在需要延长一个礼拜时间,那么文档拥有者只需在自己公司调整下授权时间,而无需再重新生成一个外发文件发送过去。
 

  或者原来授权使用一个月,但是现在不想给对方使用那么长时间,只给他使用15天,或者立即终止对方的使用授权,那么文档使用者也可以只需在自己的公司进行授权更改即可实现。
 

  文档安全技术延伸参考
 

  由此可见,对于文件加密软件的需求,由于用户行业特点的不同,使用场景的不同,对加密软件的要求并不一样。
 

  而加密软件本身实现加密的方式也有所不同, 比如透明强制加密、存储加密、共享加密、云盘加密等。不同的加密需求选用针对性的加密软件方案,达到易用、稳定、安全的防泄密效果。透明加解密会对需要加密的文档类型进行强制加密;共享加密保障共享的图文档、协同办公但是未经授权不能扩散,而对于员工电脑上的文档则不加密;存储加密比较适合个人的文档资料存储时加密,别人拿走也没有,而自己使用时则解密后使用。
 

  透明加解密是从源头就对文件强制加密,比较彻底,因与操作系统底层比较紧密,故对加密软件的技术要求较高,需要较长时间市场检验和广泛客户群体的使用,保证加密软件的稳定性。根据用户群体规模、软件资质认证等作为参考,选用可靠的加密软件,减少不必要的麻烦。
 

  文档安全,除了加密软件防泄密之外,对于文档使用权限的管控,文档备份(防止文档损毁或删除)防丢失,以及文档历史版本恢复,流程管理等,也会涉及。从使用方便考虑,加密系统简单易用最好,将图文档管理功能分开。将两个相互独立的需求整成一个庞杂的系统,加密软件就演变成为一个实施变复杂的管理系统,实施周期长、牵扯因素多。
 

  企业共享云盘,作为企业文档共享管理系统,具有文档权限配置、分层管理、消息提醒、流程管控、版本管理、支持工程图纸在线编辑、安全外链分享等功能,对企业文档进行知识沉淀,使得公司资料集中于企业手中,便于二次复用,员工轻松交接,不会因人员的变动造成信息孤岛或资料遗失,同时文档的使用及中间数据变更过程都有记录,便于溯源。鑫朗安全云还带有云加密功能,使得共享资料也是防泄密的,可以用就是拿不走,起到共享文档并保护文档安全的要求。

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