打造企业知识库,完全替代文件共享服务器



一、需求分析
      随着信息技术在更大业务范围的广泛使用,数据已成为企业有别于其他形式,又很重要的核心资产。这些核心资产,来自于员工日积月累,并以文档、表格、代码、图片等多种方式存储在不同员工的电脑上,支撑着企业得发展。
      如果我们不能很好地“打理”好这些数据资产,企业的发展就会随之受到影响,不仅会降低工作效率,甚至可能让企业蒙受重大损失。目前多数企业对数据资产管理存在几大核心问题:
      1.   60~80% 的数据分散存储在台式或笔记本计算机中。而导致这些数据丢失的因素。比如:自然灾害、硬件设备损坏、病毒入侵、人为误操作等经常会导致用户重要数据的丢失,造成人力和财力重大经济损失。
      2.   大量的数据分部在各部门电脑,缺乏统一的信息交换平台和管理中心,各部门的资源无法共享,易形成“信息孤岛”。
      3.   由于数据多数未能统一集中存储,统一指定人员及时更新,导致很多员工不知道哪里可以获取到最新、最全的岗位资料、产品资料等;
      4.   积怨的离职员工可能会恶意删除个人工作数据或者破坏其他员工的数据;
      5.   通常企业会采用windows文件共享的方案,但存在明文存储、权限配置无安全保障、共享操作繁琐等各种安全隐患。如下图:

二、解决方案
     1、员工每天的劳动成果备份
     提供员工实时自动备份每天的工作成果,对不同类型的数据分类集中存储,统一管理、集中沉淀,实现工作成果的积累和传承。
     2、建立公司、分公司、部门知识库
     建立企业、分公司、部门等公共知识库,对分散的数据统一集中存储,集中沉淀、统一授权。不同岗位可访问不同资料,不同的资料不同的访问权限。且访问的权限配置精细化包括:可见(只能看文件名)、可读、修改、删除、可再授权。
     1)权限分级管理
     由于企业信息化技术人员有限,要管理内部系统较多,所有鑫朗安全云对企业知识库的管理实现IT集中授权,各分公司、部门独立管理。且只要在用户使用端,就可以完成知识库的管理,无需到管理系统后台,方便、简单、快捷。
     2)设定类型上传
     系统管理员可根据公司的要求,针对公共知识库不同目录,设定可上传,或者禁止上传哪些类型文件,实现事前过滤。有效地避免了一些和工作无关的大数据上传,造成存储空间的浪费。
     3、同一文档多人查看编辑
     第一个双击打开文档的用户自动获得“编辑”权限,其他用户再打开该文档只能获得“只读”权限。同一文档多人同时查看编辑功能,让用户免去了将文件传来传去的麻烦,让协作撰稿、校稿和方案讨论的效率瞬间提高30%。

     4、避免员工离职恶意删除
     员工删除的数据自动归类到“回收空间”,提供选择性恢复某些文件,避免数据误删。当对“回收空间”数据删除,会自动到后台“回收站”空间,按用户、空间类别进行分类存储在二级回收站。提供系统管理员选择性恢复,避免员工离职恶意删除劳动成果。
     5、独特同一文档多版本管理
     同一文件修改,自动实时保存任意多个版本,记录文件修改的全过程。用户可任意预览、修改、还原某个文件的历史版本,方便、快捷。

     6、高效、安全员工协同共享
     员工可以随意发起共享,无需管理员介入,且可事前设定访问对象、权限、期限、密码,以及共享类型。共享类型:安全共享(加密共享)、普通共享(非加密共享)。

三、方案优势
    1、全windows操作体验的私有云,完全不改变用户的操作习惯;
    2、提供不同安全等级、高效的内部文件协同共享;
    3、对海量的数据集中存储在服务器上,实现自动查重,避免空间冗余;
    4、对超大文件提供快速秒传;
    5、支持所有类型文件在线编辑,如: CAD、Alias 、KeyShot、Mastercam、Rhinoceros、UG、Proe、 CorelDRAW 等;
    6、知识库的权限配置可交回给使用部门主管,无需系统管理员统一管理,适合企业的实际管理架构。

    
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