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来源:www.z-top.net     更新时间:2021-07-02 11:01:16     热度:28

电子图文档为何要集中存储管理,共享协同怎样防泄密


       对于企业内部文档进行进行集中存储管控,让企业的核心资料掌握企业管理者自己手中;
 

         同时对于部门内部、跨部门需要共享协同,以及连锁机构、分支机构需要图文档、课件等的共享并能够线上协同办公也是移动办公时代不可缺少的需求。
 

  大多数企业的内部文件分散地存放在各员工电脑中,目前主要存在以下安全隐患:
 

云文档管理系统

 

  ● 文档数量众多,且分布在不同的计算机中,文件格式及版本各异,难以集中化、知识化、统一化、归档化管理。
 

  ● 文档分散存储在员工个人计算机中,当发生人事变动时文档常常遗失,且可能给企业造成损失,或者当遭遇病毒攻击或员工离职时,机密文档容易外流。
 

  ● 当前,数据备份主要依靠人工手动的方式来完成,这种老旧的备份方式过分依赖于员工的自觉性,一旦员工忘记备份,核心数据的安全就无法把控,误操作或硬件损坏等原因都有可能造成核心数据的永久性丢失。
 

  ● 缺乏有效的手段,确保企业人员分享他们的知识;企业知识人员流动性大,各种知识难以得到积累、提炼和继承。
 

  ● 部门工作文件如何才能很方便的查找和共享交流。
 

  ● 文档传递调用速度慢,文档存储在本地,其他同事调用时很困难。
 

  ● 查找文件十分困难,往往需要花费大量人力和时间去查找一篇文档。
 

  ● 文档需要跨部门传递、审核,经常人找人,找不到人,造成事务耽搁。
 

  ● 员工要离职了,虽然做了大量的交接工作,可还是有许多重要文件不见了。
 

  ● 每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录,工作失误后责任相互推诿的现象严重,影响内部团结。

  ……
 

  综上所述,如何把有价值的文件集中管理起来,如何对这些企业的电子文档和知识资产实现统一集中管理,提高团队工作效率,节约成本,有效进行授权访问、文档访问记录跟踪、文档全功能检索、文档版本管理等需求就显得尤为重要。为了实现通过电子化来提速业务流程,实现业务的高效化,企业迫切需要一个安全、可靠、稳定的文档管理平台来进行这些交流和协作。
 

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