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来源:网络     更新时间:2021-05-22 20:44

  文件外发控制软件产品功能,文件外发控制系统概述


  1、严格控制外发文件使用期限,根据申请人所提交的授权规则制作可控的外发文件,实现外发文件的控制:
 

  ~ 接收对象可控:控制外发文件在协作厂商处的使用对象。不同的接收对象有不同的外发接收环境,不同接收者间不能使用其他什么接收的文件。一旦使用对象未被授权,该文件无法正常使用,直接表现为打开即乱码或无法打开。
 

  时间可控:控制外发文件在协作厂商处的使用时间。一旦超过限定时间,该文件无法正常使用,直接表现为打开即乱码或无法打开。

 

  次数可控:控制外发文件在协作厂商处的打开次数。一旦超过限定次数,该文件无法正常使用,直接表现为打开即乱码或无法打开。
 

文件外发控制系统
 

  2、严格控制外发文件使用权限严格控制外发文件在协作厂商处的操作权限:
 

  操作可控:任何外发文件只有指定的协作厂商能够对其进行操作,其它协作厂商均无法打开该文件。

 

  修改可控:控制外发文件是否允许协作厂商对该文件进行二次编辑。未经授权,文件只能读取不能修改。

 

  打印可控:控制外发文件是否允许协作厂商对该文件进行打印,未经授权,客户无法对该文件进行打印操作。

 

  3、灵活自动的审批流程
 

  灵活自定义审批流程:可依据企业业务需求,灵活定义流程系统,实现单级审批或者多级审批,同级别审批者可以在特殊情况下相互委托审批。

 

  全自动的审批过程:只需定义审批流程,后续的申请、审批、制作等过程都将由系统在后台自动完成,避免了更多人涉及到明文。不仅简化了文件外发过程,而且增强了系统的安全性。

 

  4、全程监控的申请记录
 

  强大的审计功能可监控所有用户的外发申请记录,并可随时调阅其申请外发的文件与原件加以比对,实现实时校核,杜绝冒名、改名等违规发放行为。

 

  5、支持各种文件格式

  支持任意格式电子文档(CAD、Office、PDF、JPG等)的外发安全控制。

 

  支持与文件加密软件安全管理系统无缝集成,配合文件加密软件管理系统使用,实现文件“加密”与“外发”全方位的安全保护。