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来源:www.z-top.net     更新时间:2021-07-02 10:10:48     热度:26

  通过企业共享网盘对文档版本管理 


  企业管理中,存在着包含技术、财务、销售、客户等不同载体的大量文件,企业在很多业务场景中都需要多人或多部门协同编辑创建文档。传统的方式效率低下,对于文档的版本管理也较为混乱。
 

图纸版本管理

 

  1)、由于没有统一平台存储文档,文档分散在员工各自的电脑中,在原始文档修改后仍有人在使用旧版文档,出现流通中文档版本的混乱。

  2)、依靠文件名来区分各个版本,难以查找最新版本,造成文档的冗余,存在众多重复现象。

  3)、对文件没有完整的操作记录,修改版本后不知道操作人及操作时间,出现问题后造成员工责任的推诿。

  4)、不知道新版文档的创建用户、更新时间、版本更新次数等信息。

  5)、修改文件版本时,不能对文档锁定,可能会多人重复修改同一问题,或经多人操作造成文件重要内容丢失。
 

  三、现代化文档管理方法有哪些
 

  对于企业中常见的版本管理问题,鑫朗协同文档管理系统给予了以下解决方案:提供多人同时在线编辑文档的功能,并且在文档协作过程中,用户 和同事直接在鑫朗共享云盘中基于文档内容进行互动,文档的每一次更新都会形成新的版本记录,产品也会提供高效的全文检索帮助用户去发现文档,解决了文档实时协同的需求。
 

  1)、搭建文档集中存储平台

  为企业搭建文档集中存储平台,让企业所有的资料集中在统一服务器中,便于日常检索,查找某篇文件时不用再动员全体员工在不同电脑中查找。

  2)、实现对文档的修订管理

  对于每次修改后的文档,都能自动保留之前修改过的版本,若有需要,可以退回到之前版本,保障企业资料内重要信息不会丢失。

  3)、记录对文档操作的每个操作

  记录每篇文档的整个生命周期中的每个操作,包括操作人、操作时间等信息,便于审计工作的开展,并且避免了出现问题后责任的推诿。

  4)、记录版本的修改历史

  可以为文档建立版本号管理机制,可以自定义版本号,每次修改版本号后,都有详细记录,使文档版本更加清晰化。

  5)、实现文档锁定

  对于修改后的文档,可以建立锁定机制,防止其他人员重复修改,或破坏已修改好的定稿,充分保障流通中文档版本的一致性。

  对文档版本的合理管理离不开好的文档管理系统,鑫朗企业共享云盘可以建立统一存储平台,将企业文档统一存储在服务器中;系统具备修订版管理功能,可以保留修改的每一版本与原始版本,必要时可以进行查看、下载与回退;完善的文档审计功能可以记录每篇文档的整个生命周期的所有操作; 对定稿文档流程审批进行归档,系统可以给文档进行锁定,锁定后其他用户可以阅读不可以编辑,充分保证版本一致。

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