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来源:www.z-top.net     更新时间:2021-07-02 20:39     热度:

  企业知识管理--防泄密的企业文档管理系统 


  概述:企业的核心竞争力是企业核心技术研发资料、客户资源信息、设计方案、科研成果等这些无形的知识资产,是企业的“心之力”。
 

  企业人员的流动不可避免,但是核心资料掌握在企业自己手中,企业就有了自己的定海神针。
 

  很多企业在生产设备和人员招聘上极其舍得投入大量的精力和财力,但是收获的效益却和预期收益相差甚远。 知识文档是企业价值所在,是企业发展根本的保障,因此企业管理应该从知识文档管理抓起。
 

文档管理软件

 

  1.企业知识沉淀,避免文档散落在个人电脑,大量隐性文档企业管理者并不清楚;

   

  2.散落的公司文档,信息孤岛状态,没有整理,版本混乱,不能发挥协同、失去二次复用价值;

 

  3.企业文档共享才能提高内部协同效率,提高人员业务能力,但时共享又带来核心资料泄密扩散的风险;

  

  4. 与外部协作单位,客户进行业务合作,需要将文档、图纸、方案、文案等发送给对方,但这些资料一旦发送出去就像断线的风筝,企业花费大量财力、资源的劳动成果,往往成为别人的免费资源;
 

  这些问题,有了------------

        安全加密的企业云盘文档管理系统,以上问题一体化解决,解决文档共享协同的后顾之忧。
 

  企业在进行文档管理时,通常会被三个问题困扰:
 

  第一,企业里的知识内容庞杂、体系繁多,而这些知识存在于不同的地方,如何通过一个统一的体系把这些知识分类就成为问题。

  企业中每个员工、每个部门、每个业务单元都积累了大量的文档。面对这么多分散在不同地方的文档,如何通过一个完整的架构把这些文档“框”起来?文档分类当然需要划分各级目录,最好可以根据组织关系来划分,实现管理的简便性。
 

  文档管理软件将企业文档灵活按照类型分类(销售合同、财务报表、会议纪要、技术资料),按部门分类(市场部、技术部、行政部、人事部、财务部),按群组分类(总经理、部门经理、秘书、研发人员)的目录进行划分。在文档管理系统的平台上,员工直接可以在软件界面上直接导入文档,所有员工的文档分门别类的都统一存储在文档管理服务器上。
 

  第二,当所有的知识已经放在系统上统一管理起来后,该如何确保这些知识的安全性,即如何保证企业核心的知识和文化不流失的同时能在企业里得到充分的共享。
 

  文档在使用过程中常常会因为员工的误操作或者恶意篡改使得现有的文档丢失或者不能使用,电脑上经常保存了各个文档不同时期的历史版本,时间一长根本不知道哪个文档的准确性高。员工之间通过互联网电子邮箱或者QQ直接传送文档、共享服务器的方式共享文档,这都给文档的安全性造成严重的威胁。各部门各员工机上的文档都是企业的宝贵财富,有些员工在离职的时候带走公司的机密文档并且格式化电脑,无疑会造成巨大的损失。
 

  文档管理软件具有设置权限的体系,文档创建者或管理者有权决定不同的文档共享给哪些不同的用户。不同的用户可以有不同的权限:用户是否具有编辑修改的权限,用户是否具有打印拷贝的权限,用户是否具有只读查看的权限,用户是否具有另存文档的权限。通过文档权限的设置,充分保证了文档的安全性。
 

  第三,面对海量的知识文档,用户如何才能快速地定位、检索到这些内容呢?
 

  企业文档在几百篇、上千篇的时候,员工还是能够清楚定位他想要的文章的。当文章的数量积累到几十万篇,甚至更多的时候,用户在检索这些文档的时候就会遇到困难,无法找到想要的东西,或者输入主题词后的文档远远超出需求,犹如大海捞针。
 

  文档管理软件将员工机所有的文档都集中存储在一个服务器上,海量文档能够快速定位,通过关键字的查询能够在秒级找到需要的文档。

 

  第四,支持任意文件格式在线编辑协同,屏幕水印,流程管理,消息提醒,防泄密,防截屏,防打印,防病毒,全windwos式操作,文档自动备份,任意多个历史版本一键恢复,保护文档的安全。
 

  如果您的企业还是拘泥于传统的知识文档管理模式,在商业极其激烈的今天, 管理企业文档资料并防止协同泄密,通过加密云盘文档管理系统可以轻松搞定。

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